General.
1.- JIAP se desarrollará en el Centro de Conferencias de la Intendencia Municipal de Montevideo, siendo el horario de la actividad oficial el que figura en la ficha al final del presente reglamento.

2.- El horario de la exposición será coordinado entre las empresas y la Comisión Organizadora de JIAP.

3.- Únicamente se podrá colocar avisos o carteles en los salones, si éstos cuentan con sus respectivas bases y exclusivamente durante el transcurso de su conferencia.

4.- En el ámbito de la muestra, los expositores no pueden ofrecer alimentos y/o bebidas que no hayan sido provistos por el concesionario oficial del Centro de Conferencias de la Intendencia Municipal de Montevideo.   

Conferencias.
5.- Duración, confirmación y facilidades: La duración de las conferencias será de 45 minutos a partir de hora en punto. Las conferencias deben presentarse de acuerdo al documento de la Comisión de Contenidos que figura más adelante en el cual se detallan formas y plazos a los efectos de ser incluidas en el programa. Luego de finalizado ese plazo, sólo figurarán en la actualización del programa en la página web de las Jornadas.  Los conferencistas cuentan dentro de la sala con un PC con unidad de CD e interfase USB, cañón y conexión a Internet para el desarrollo de sus conferencias.

6.-Traducción simultánea: La traducción simultánea, en caso de ser necesaria, correrá enteramente por cuenta de la empresa que la necesite, tanto en términos de costo como de organización.

7.- Teleconferencias: La Comisión Organizadora hará sus mejores esfuerzos ante ANTEL para obtener condiciones y tarifas preferenciales en la realización de teleconferencias, pero los costos correspondientes serán trasladados íntegramente a las empresas que hagan uso de las mismas.

8.- Presentaciones: Los expositores deben entregar las presentaciones a un integrante de la Comisión Organizadora, oportunamente designado, al finalizar la misma. La Comisión Organizadora se reserva el derecho de grabar, filmar, difundir y publicar dicha presentación.

9.- Horas Ejecutivas: La participación en las Jornadas da derecho a designar dos representantes de la empresa para las Horas Ejecutivas.

Exposición.
10.- Lugar: El espacio previsto para el armado de los Stands está ubicado en el foyer del piso 1 y ½ del Centro de Conferencias de la Intendencia de Montevideo, de acuerdo a un plano que indica los espacios disponibles para los Stands. La Comisión Organizadora se reserva el derecho de modificar total o parcialmente el plano de acuerdo a las necesidades de las Jornadas, en cuyo caso, y de existir empresas que ya hubieran confirmado un Stand que se viera involucrado por la modificación, se procederá a comunicarles dicha situación y solicitarles la elección de una nueva ubicación.

11.- Asignación de Espacios: Las empresas tienen la posibilidad de elegir el Stand deseado entre los disponibles de acuerdo al plano vigente. Las empresas que ocuparon un stand en las Jornadas del año anterior tienen prioridad sobre dicho espacio hasta el 31 de diciembre de ese mismo año, luego de esa fecha, y de no existir una confirmación formal, la Comisión Organizadora queda en libertad de asignarle ese espacio a otra empresa interesada en el mismo.

12.- Stands: La Comisión Organizadora entregará, debidamente delimitados, los espacios para exposición que hayan sido confirmados, respetando la posición asignada. La realización del Stand, el equipamiento y montaje estará a cargo de las empresas expositoras. Ver plano adjunto. El armado de los Stands deberá realizarse según figura en la ficha al final del presente reglamento.

13.- Materiales para Distribuir entre los Asistentes: La entrega de materiales a ser incluído en las carpetas se recibirá según figura en la ficha al final del presente reglamento en el Centro de Conferencias de la Intendencia Municipal de Montevideo Piso 1 y ½.  Todo material que no se entregue en ese horario no será incluido en las carpetas. Se recomienda proporcionar 3.500 copias del material a incluir. Para el caso de obsequios a los participantes, los mismos pueden ser distribuidos en el stand de cada empresa, o considerar los siguientes números para distribuir junto con el material de las Jornadas. Si los obsequios están dirigidos al público en general, se requieren 3.500 unidades, si están dirigidas a los socios de AsIAP, se requieren 500 unidades, y si están dirigidos a conferencistas, panelistas y organizadores se requieren 100 unidades.

14.- Ingreso de materiales: Los materiales podrán ser ingresados por el montacargas con entrada por el túnel de la calle San José.

15.- Vigilancia y seguridad: Se contará con guardias de seguridad que recorrerán las áreas públicas de la exposición las 24 horas. No se incluye la seguridad específica de los stands y/o equipamiento depositado en ellos durante el horario de exposición (de 9:00 a 19:00 hs), por lo tanto la responsabilidad sobre el equipamiento de los Stands durante el horario de funcionamiento de las Jornadas es enteramente de quienes atienden los mismos. La Comisión Organizadora no se hará responsable por faltantes, roturas o desperfectos de equipamientos de los Stands que no tengan personal de atención permanente en los horarios de circulación de público (entre las 9:00 y las 19:00).

16.- Internet: Las Jornadas contarán con conexión a Internet en las salas de conferencias. El espacio destinado a la muestra no cuenta con conexión en forma estándar, por lo cual para poder brindar un buen servicio se realizarán conexiones individuales para cada Stand (en caso que lo necesiten). Se debe coordinar con la organización quien centralizará los pedidos y se encargará de la llegada de la ADSL individual a cada Stand. Por tratarse de un servicio opcional extra, los costos relacionados con el mismo (Servicios de Antel y cableados) se trasladarán a las empresas que lo soliciten.

17.- Electricidad: La energía eléctrica es de 220 voltios y 50 HZ y cada Stand cuenta con 4 enchufes tipo schuko.

18.- Daños: Toda la responsabilidad de los daños causados antes, durante y después del evento serán de la exclusiva responsabilidad de la empresa frente a la Comisión Organizadora de JIAP.

19.- Desarme de la exposición: Para el mejor funcionamiento de actividades coordinadas de JIAP, la Comisión Organizadora comunica que una vez finalizado el evento, está terminantemente prohibido retirar material y equipamiento de cualquier índole de los Stands. El desarme se realizará según figura en la ficha al final del presente reglamento (disposición de la I.M.M.). Luego de ese horario, ni la Intendencia ni la Organización se responsabilizan por el material, equipos, etc. no retirados.

20.- Aceptación: El solo hecho de participar en las Jornadas en cualquiera de las opciones previstas implica el conocimiento y la aceptación de todas las cláusulas de este reglamento.

ATENCIÓN:
Por disposición de la Intendencia Municipal de Montevideo, el acceso de carga y descarga de todo material referente a JIAP, deberá realizarse por el túnel (calle San José); no permitiéndose permanecer estacionados luego de realizada dicha operación.
Para su mayor comodidad, le solicitamos que a partir del 1º de agosto nos haga llegar la información de las personas que atenderán el Stand (nombre y cédula de identidad) para prepararles con anterioridad las acreditaciones correspondientes.

•  Buen nivel de las conferencias
•  Difusión del programa
•  Distribución de las conferencias en las distintas salas